Piège du télétravail 1/3: Comment réussir ses réunions en visioconférence (Zoom, Teams, etc)

Nous sommes actuellement nombreux à télétravailler. Parfois depuis des mois. Avant de penser à un retour au bureau, le plus important aujourd’hui, est de s’extirper des pièges dans lesquels on aurait pu tomber après un an de travail confiné, histoire de tenir le coup – encore – et d’en tirer le meilleur pour la suite.

« Vous m’entendez ? »

En cette période, les visioconférences sont un cadeau du ciel, tant avec les collègues qu’avec les amis et la famille. Mais elles sont loin d’être agréables et elles nous pèsent de plus en plus. Alors qu’au début, l’idée d’un apéro Zoom nous réjouissait, à présent nous préférons communiquer par téléphone avec nos proches. Les réunions virtuelles sont usantes, souvent peu efficacesis parfois indispensables. Michaël Van Damme, spécialiste en science du comportement et chercheur à The Forge, une spin-off de l’Université de Gand, nous livre ses conseils.

Eliminer les bruits de fond

Les problèmes audiovisuels tels qu’un bruit d’arrière-plan, une image surexposée ou une connexion hachée sont non seulement frustrants, mais nuisent aussi à la compréhension de l’information et font vite perdre une partie du message. « Par conséquent, le contenu de la conversation résonne moins longtemps, et on en garde une image négative », constate Michaël Van Damme. Plus vous devez fournir d’efforts, plus la visioconférence vous paraîtra épuisante. « Par ailleurs, vous passez à côté de nombreuses informations liées au contexte, poursuit Michaël Van Damme. Vous ne savez par exemple pas si les autres écoutent ce que vous dites ou regardent un autre écran, si les participants comprennent ce que vous voulez dire… Ce questionnement constant induit encore une perturbation cognitive. »

Faire comme en vrai

Selon Michaël Van Damme, il faut recréer une situation physique réaliste: « Faites comme s’il s’agissait d’une réunion présentielle classique : posez votre ordinateur portable à hauteur des yeux et éloignez-vous un peu de la caméra. » Vos collègues pourront décrypter votre langage corporel, et vous aurez l’illusion de vous regarder dans les yeux. « Des recherches prouvent que cela fait une différence significative. Lorsque vous donnez une explication ou faites une présentation, il est important de capter au mieux l’attention des autres, ajoute le spécialiste. En ligne, vous ne devez pas avoir peur de présenter des informations de manière visuelle : faites des gestes, pointez des éléments à l’aide d’un curseur ou illustrez votre propos par des slides simples. »

Bien préparer

Les réunions en grands groupes sont souvent plus laborieuses encore. « Dans ce cas, il est crucial que chacun s’y prépare au mieux et qu’un bon coordinateur soit présent, insiste Michaël Van Damme. Communiquez l’ordre du jour de la réunion aux participants, laissez-leur le temps de réfléchir de leur côté et de venir avec des idées. » Ce système de responsabilisation permet d’améliorer la qualité des meetings. « Tout le monde se sent concerné et les plus introvertis peuvent apporter leur grain de sel. »

S’offrir des pauses

Le contact informel manque effectivement aux habitués de Zoom. « Même chez Google, s’exclame Laura Mae Martin en riant. Les échanges spontanés donnent lieu à des conseils, idées, confrontations constructives, ce qui contribue aussi à la productivité. Or, dans le cas d’une réunion virtuelle impersonnelle, il est difficile d’intégrer un brin de causette. Chez Google, de nombreuses équipes organisent une heure sociale hebdomadaire, dans le seul but de papoter. Et nous inscrivons même des points à « l’ordre du jour ». Quel programme télé regardez-vous pour le moment ? Comment vous organisez-vous avec vos enfants ? Avez-vous testé de chouettes recettes ou lu de bons livres ? Il arrive que quelqu’un fasse visiter sa maison ou présente sa famille aux collègues. Parfois, certaines équipes cassent la croûte ensemble. Bien sûr, rien ne vaut le contact personnel, mais ce genre d’initiative peut aider. »